Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

29.1.2021 Liisa Hautamäki

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Raassina Sukuseura ry:ssä

Päiväys: 2.3.2019

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä: Raassina Sukuseura ry, osoite: Kunnaksentie 49, 74595 Runni

Rekisterinpitäjän edustaja: Puheenjohtaja Olavi Raassina, oraassin@gmail.com

Henkilötietojen käsittelijät Jäsenrekisteri: Liisa Hautamäki, liisa.hautamaki@kolumbus.fi

Sukututkimusrekisteri: Reetta Karjalainen, littlesoul79@hotmail.com

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteJäsenrekisteri Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c).

SukututkimusrekisteriSukuseuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluva suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin.

1. Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3).

2. Pääosin sukututkimusrekisteristä koostuvan sukukirjan julkaiseminen.Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen.

Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia.

Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuseuran jäsenyyden edellytys.

Rekisteröityjen ryhmät

Jäsenrekisteri: Raassina Sukuseura ry:n jäsenet.

Sukututkimusrekisteri: Raassinan sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa sekä suvun esipolvet.

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn nimi, syntymäaika, kotiosoite, mahdollinen sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

Sukututkimusrekisteri: Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannaltatarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Jäsenrekisteri: Käsittelemme henkilötietoja jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten.

Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään tarvittaessa sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi henkilöiden luvalla. Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Käsittelyn turvatoimet

Rekisterinpitäjä käyttää seuraavia luotettavia tietojärjestelmien toimittajia: Jäsenrekisteri: Jäsenrekisterin hoidossa käytetään Codeman Software Klaani 5.6- kortisto-ohjelmaa, jonka tiedot tallennetaan vain jäsenrekisterinhoitajan tietokoneelle. Vuoden lopussa jäseninä olevien tiedoista otetaan tuloste, jossa näkyy sukunumero, nimi ja osoite. Tulostetta säilytetään sukuseuran arkistossa mahdollisia jäsentietojen tarkistuksia varten.

Sukututkimusrekisteri: Sukurekisterin hoidossa käytetään ATK-Palvelu Luhtasaari Oy:ltä ostettua SukuJutut- ohjelmaa, jonka tiedot on tallennettu sukututkimusrekisterinpitäjän tietokoneelle.

Rekisterinpitäjät ovat huolehtineet tarkoituksenmukaisista toimenpiteistä (mukaan lukien fyysiset jadigitaaliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.

Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.Rekisteröidyn oikeudet

1. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.

2. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.

3. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely.

4. Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

5. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensakäsittelylle. 6.Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Yhteydenotto

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sukuseuran sihteerin osoitteeseen (katso hallituksen yhteystiedot).